Zapytanie ofertowe Media Relations

ZAPYTANIE OFERTOWE 04/CAS/2026

na świadczenie usług obsługi medialnej Programu Certyfikacji Akademii Siatkarskich

1. Zamawiający

   Fundacja Siatkarska Polska
   ul. Bagno 2, Polska
   00-112 Warszawa
   NIP: 5252970054
   KRS: 0001054729 

   zaprasza do składania ofert na realizację usługi kompleksowej obsługi medialnej Programu Certyfikacji Akademii Siatkarskich.

    

2. Przedmiot zamówienia

   Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa medialna Programu Certyfikacji Akademii Siatkarskich realizowanego przez Fundację Siatkarska Polska.

   W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:

   1. Stałego prowadzenia i aktualizacji strony internetowej Programu Certyfikacji Akademii Siatkarskich.

   2. Prowadzenia kanałów społecznościowych Programu:

      • Facebook,
      • Instagram,
      • X (dawniej Twitter).

   3. Opracowywania i publikacji materiałów informacyjnych oraz promocyjnych dotyczących Programu, w tym comiesięcznego przygotowania:

      • minimum 8 artykułów prasowych,

      • minimum 2 fotorelacji z zajęć prowadzonych w akademiach uczestniczących w Programie.

      • minimum 1 materiału wideo z zajęć prowadzonych w akademiach uczestniczących w Programie.

   4. Przygotowywania materiałów medialnych w standardzie umożliwiającym ich dystrybucję do mediów ogólnopolskich, regionalnych oraz branżowych.

   5. Prowadzenia działań media relations, obejmujących skuteczne lokowanie przygotowanych materiałów w mediach ogólnopolskich, regionalnych i branżowych.

   6. Doradztwa komunikacyjnego oraz bieżącej współpracy z Zamawiającym w zakresie promocji Programu.

    

3. Termin realizacji zamówienia

   Przedmiot zamówienia będzie realizowany w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2026 r. W tym okresie Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia wszystkich usług objętych przedmiotem zamówienia w sposób ciągły, zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz zawartą umową. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia współpracy na kolejny okres na podstawie odrębnej umowy lub aneksu do umowy, na warunkach uzgodnionych przez Strony.

    

4. Warunki udziału w postępowaniu

   O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, którzy spełniają następujące wykaże, że: 

   W okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie)

   1. świadczył stałą obsługę medialną, w szczególności w roli biura prasowego, działu komunikacji lub rzecznika prasowego najmniej jednemu:

      1. polskiemu związkowi sportowemu,

      2. podmiotowi prowadzącemu profesjonalne rozgrywki ligowe (ligę zawodową) w sporcie olimpijskim,

      3. klubowi sportowemu uczestniczącemu w rozgrywkach międzynarodowych, odbywających się na terenie Polski lub poza jej granicami,

   oraz

   2. świadczył obsługę medialną minimum 3 (trzech) wydarzeń sportowych w kategorii seniorów o randze międzynarodowej:

      1. igrzysk olimpijskich,

      2. mistrzostw świata,

      3. mistrzostw Europy,

      4. zawodów Pucharu Świata w sportach olimpijskich, odbywających się na terenie Polski lub poza jej granicami.

    

5. Dokumenty wymagane od Wykonawców

   W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest złożyć: 

   a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

    

6. Kryteria oceny ofert

   Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie na podstawie następujących kryteriów:

    

   Lp.	Nazwa kryterium	Waga % (maksymalna liczba punktów)
   1.	Cena oferty	60 %
   2.	Ocena tekstów pisanych	10 %
   3.	Ocena prowadzonych mediów społecznościowych	10 %
   4.	Kompetencje	20 %

   1. Cena – waga 60

       Liczba punktów dla każdej oferty w tym kryterium zostanie wyliczona wg poniższego wzoru:
      
      ^C min.
      C = x 60
      ^C bad.

      Maksymalną liczbę punków (60 pkt.) uzyska oferta z najniższą ceną. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów, stosowną do wymienionego wyżej wzoru.

       

   2. Ocena tekstów pisanych (O) - 10

      Punkty w kryterium „Ocena tekstów pisanych’ zostaną przyznane dla zaprezentowanych przez wykonawcę autorskich tekstów w następujący sposób:

      Ocenie podlegać będą

      1. Warsztat językowy i poprawność językowa

      2. Jasność i struktura tekstu

      W każdej kategorii zostaną przyznane punkty według 5-stopniowej skali:

      0. – brak / nie spełnia

      1. – słabo, dużo błędów

      2. – poniżej oczekiwań

      3. – poprawnie

      4. – bardzo dobrze

      5. – świetnie

      Punkty otrzymane w każdym z elementów oceny zostaną zsumowane Wykonawca w tym kryterium może uzyskać maksymalnie 10 punktów.

      Jeżeli wykonawca nie zaprezentuje tekstów pisanych do oceny, zdobędzie w tym kryterium 0 punktów.
      
      

   3. Ocena prowadzonych mediów społecznościowych (MS) - waga 10

      Punkty w kryterium „Ocena prowadzonych mediach społecznościowych’ zostaną przyznane dla zaprezentowanych przez wykonawcę prowadzonych stron w następujący sposób: 

      1. Kreatywność i skuteczność zastosowanych rozwiązań

      2. Widoczność efektów działań (publikacje, zasięgi, odbiór)

      W każdej kategorii zostaną przyznane punkty według 5-stopniowej skali:

      0. – brak / nie spełnia

      1. – słabo, dużo błędów

      2. – poniżej oczekiwań

      3. – poprawnie

      4. – bardzo dobrze

      5. – świetnie

      Punkty otrzymane w każdym z elementów oceny zostaną zsumowane. Wykonawca w tym kryterium może uzyskać maksymalnie 10 punktów.

      Jeżeli wykonawca nie wskaże do oceny prowadzonych przez siebie stron/profili w mediach społecznościowych, zdobędzie w tym kryterium 0 punktów.

       

   4. Kompetencje (K) - waga 20%

      W ramach kryterium „Kompetencje (K)” ocena ofert będzie dokonana w oparciu

      o dołączone do oferty dokumenty/referencje/rekomendacje wystawione przez firmy czy instytucje, w których Wykonawca i/lub jego

      pracownicy/współpracownicy/podwykonawcy pełnił/li bądź pełni/ą funkcje i świadczą/li usługi tożsame bądź zbliżone do tych określonych w przedmiocie niniejszego

      Zamówienia.

      Dane podkryterium punktowane będzie w następujący sposób:

      brak referencji – 0 pkt 1 referencja – 5 pkt

      3 referencje – 10 pkt

      5 i więcej referencji – 20 pkt

       

      Maksymalna liczba punktów przyznanych każdej z ofert w niniejszym kryterium wynosić będzie 20 pkt.

      Łączna liczba punktów (LP), jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

      LP = C + O + MS + K

      gdzie:

      C – liczba punktów w kryterium „Cena”,

      T – liczba punktów w kryterium „Ocena tekstów pisanych”,

      MS – liczba punktów w kryterium „Ocena prowadzonych mediów społecznościowych”, K – liczba punktów w kryterium „Kompetencje”

      1% = 1 punkt

       

7. Termin i sposób składania ofert

   Oferty należy przesłać drogą elektroniczną na adres:
   zamowienia@fundacjasiatkarskapolska.pl
   Termin składania ofert upływa w dniu 22 lipca 2026 r.
   Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane.

    

8. Wybór oferty

   Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie kryteriów określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
   Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w dniu 27 lipca 2026 r.
   Informacja o wyborze wykonawcy zostanie przekazana oferentom drogą elektroniczną oraz może zostać opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego.
   Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do złożenia dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści ofert.

    

9. Informacje dodatkowe

   1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

   2. Zamawiający może prowadzić negocjacje z wybranymi oferentami.

   3. Złożenie oferty nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku zawarcia umowy.

   4. Szczegółowe warunki współpracy zostaną określone w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą.
      
      

Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r., poz. 1710)